09 Августа 2022

Подготовку офиса к переезду и перевозку вещей можно организовать самостоятельно или поручить специализированной компании. В первом случае руководителю учреждения придется составить подробный план, чтобы учесть все нюансы. Если поручить этот процесс специалистам, они возьмут на себя большинство проблем из списка.

Самостоятельный переезд офиса

Что нужно сделать?

Провести предварительную инвентаризацию. Опись вещей поможет вовремя обнаружить недостающие предметы, если что-то пропадет во время перевозки.

Закупить упаковочный материал. Необходимо продумать, чем лучше защитить поверхность мебели, мониторов, компьютеров и другого оборудования.

Заранее распланировать, какие помещения займут вещи из старых кабинетов. Метраж последних должен соответствовать новым рабочим зонам.

Поручить сотрудникам упаковать мелкие вещи в подходящую тару.

Демонтировать шкафы, стеллажи, столы. Это минимизирует риск повредить мебель во время транспортировки. Стеклянные дверцы и хрупкие предметы следует тщательно запаковать.

Подготовить документацию. Папки и бумаги обычно укладываются в большие паллеты и маркируются, чтобы после переезд офиса
их вернули в соответствующие отделы. Особо ценные документы лучше сдать на это время в банковский сейф.

Нанести маркировку на упаковки. Мебель можно отметить стикерами. Ориентируясь на маркировку, грузчики смогут сразу разнести вещи по соответствующим помещениям.

Выбрать подходящий транспорт. Его грузоподъемность и габариты должны соответствовать объемам перевозки, чтобы не пришлось делать более четырех поездок. Это затянет переезд и увеличит расходы. Вещи в транспорте следует надежно фиксироваться, чтобы избежать их повреждения.

Найти бригаду грузчиков. На этом этапе не рекомендуется использовать случайных людей, поскольку если они не выйдут на работу, то сорвут весь переезд. Кроме того, они должны быть компетентны в вопросах транспортировки вещей, чтобы не допустить порчи имущества.

Офисный переезд «под ключ»

При встрече с представителями компании руководитель организации должен указать:

дату и адрес, куда следует перевезти вещи,
количество этажей и типы лифтов,
время работы,
систему пропуска,
перечень имущества.

На основании этих данных будет произведен расчет стоимости офисного переезда «под ключ» и сформировано коммерческое предложение. Если его условия всех устраивают, стороны заключают договор, которые защищают права заказчика и определяют размеры компенсации.

Далее компания предоставляет:

упаковочные материалы;
водителя и транспорт, оснащенный системой креплений;
бригаду опытных грузчиков;
персонального менеджера, который встретит груз в месте назначения.

Ее логисты также разработают оптимальный маршрут перемещений по Москве.

Руководителю или ответственному за переезд остается осмотреть собранную и расставленную в новом офисе мебель и оборудование на предмет повреждений. Согласно договору, компания несет ответственность за сохранность вверенного ему имущества. В случае его порчи она либо исправит дефекты, либо заменит испорченную вещь, либо компенсирует ее стоимость.

Руководитель учреждения также может свериться с полным списком перевозимых вещей и документов, чтобы ничего не потерялось. Если все в порядке, он подписывает акт сдачи-приемки.